Abwesenheitsnotiz / Autoresponder¶
Du bist im Urlaub oder krank und möchtest, dass Absender automatisch eine Antwort bekommen? Das richtest du im cPanel ein, und zwar in zwei Minuten.
Im cPanel: E-Mail → Autoresponder — cPanel öffnen
So richtest du sie ein¶
- Autoresponder öffnen
- Auf Hinzufügen klicken
- Das Postfach auswählen, für das die Antwort gelten soll
- Betreff und Text eintragen
- Start und Ende festlegen
- Speichern
Was du einstellen solltest¶
Ein Start- und Enddatum setzen. Das ist die wichtigste Einstellung überhaupt. Ohne Enddatum läuft die Abwesenheitsnotiz weiter, wenn du längst zurück bist. Das wirkt unprofessionell und kommt häufiger vor, als man denkt.
Das Antwortintervall stehen lassen. Es sorgt dafür, dass derselbe Absender nicht bei jeder Nachricht erneut eine Antwort bekommt. Der voreingestellte Wert passt für die meisten Fälle.
Im Text keine überflüssigen Angaben. Handynummern, Urlaubsziele oder die vollständige Vertretungskette landen bei jedem Absender, auch bei unbekannten. Name der Vertretung und deren Adresse genügen.
Vorsicht bei öffentlich sichtbaren Adressen
Steht die Adresse auf deiner Website, bekommt sie zwangsläufig auch Spam. Eine automatische Antwort geht dann an den angeblichen Absender, und der ist bei Spam praktisch immer gefälscht. Deine Antwort landet also bei einem Unbeteiligten.
Bei Adressen wie info@ oder kontakt@ lohnt es sich deshalb zu überlegen, ob eine
Abwesenheitsnotiz wirklich nötig ist. Für persönliche Adressen ist sie unproblematisch.
Nicht verwechseln¶
Eine Abwesenheitsnotiz antwortet zusätzlich, sie leitet nichts weiter. Die Nachricht bleibt in deinem Postfach liegen. Wenn jemand anderes die Post in deiner Abwesenheit bearbeiten soll, brauchst du eine Weiterleitung oder gibst dieser Person Zugriff auf das Postfach.
Für Experten
- Auf Nachrichten von Verteilern und auf Systemmeldungen antwortet der Server nicht, das ist eingebaut. Vollständig verhindern lässt sich eine Antwort an gefälschte Absender damit aber nicht.
- Bei einem Postfach, das mehrere Personen betreuen, ist eine gemeinsame Ablage in einer Groupware der sauberere Weg als eine automatische Antwort. Siehe Zimbra.