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Fehlermeldungen der großen Anbieter verstehen

Deine E-Mail kam zurück, und in der Rückmeldung steht eine kryptische Zeile mit Zahlen und Buchstaben. Diese Zeile ist wertvoll: Sie sagt ziemlich genau, woran es liegt und wer etwas ändern kann.

Hier stehen die Meldungen, die uns am häufigsten erreichen, sortiert nach Anbieter.

Schick uns die Rückmeldung vollständig

Nicht nur den ersten Satz. Die entscheidende Kennung steht meist am Ende, etwa S3150 bei Microsoft oder 5.7.26 bei Gmail. Ohne sie raten wir, mit ihr sehen wir die Ursache sofort.

Erst die wichtigste Unterscheidung

Am Anfang der Meldung steht eine dreistellige Zahl.

• 4xx heißt „später noch einmal versuchen". Die Nachricht liegt in der Warteschlange und geht meist von allein raus. Das ist eine Verzögerung, keine Ablehnung.
• 5xx heißt endgültig abgelehnt. Nur das ist eine echte Sperre.

Wer beides zusammenzählt, hält ein kleines Problem für ein großes.

Microsoft: Outlook, Hotmail, Live

Microsoft hängt an seine Meldungen eine Kennung an, die mit S beginnt. Bei uns tauchen am häufigsten S3150, daneben S3140, S2018 und S2015 auf.

Was dahintersteckt: Microsoft bewertet die IP-Adresse des sendenden Servers. Wurde von dort zu viel unerwünschte Post verschickt, sinkt die Bewertung, und Microsoft nimmt vorübergehend nichts mehr an oder verzögert die Annahme. Beim Webhosting teilen sich mehrere Kunden eine IP-Adresse, deshalb kann es dich treffen, ohne dass du etwas falsch gemacht hast.

Wer was tun kann: Betrifft es die IP unseres Servers, sind wir dran. Wir sehen solche Sperren im Monitoring und beantragen die Freigabe. Was uns dabei hilft, ist die Ursache abzustellen, denn ohne das kommt die nächste Sperre in Tagen.

• Microsoft: Hinweise zur Fehlerbehebung für Absender
• Microsoft SNDS: Reputation der eigenen IP einsehen

→ Hintergrund und was wir dabei tun: Der Server steht auf einer Blockliste

Google: Gmail

Bei Gmail sind zwei Meldungen typisch, und sie bedeuten etwas völlig Verschiedenes.

5.7.26 — der Absender ist nicht authentifiziert. Gmail verlangt, dass zur Absenderdomain hinterlegt ist, wer in ihrem Namen senden darf. Fehlt das oder passt es nicht zusammen, lehnt Gmail ab. Das ist der Fall, den du selbst lösen kannst, und zwar dauerhaft: Es fehlen SPF oder DKIM zu deiner Domain.

→ E-Mail-Zustellbarkeit prüfen: SPF und DKIM · SPF, DKIM und DMARC verständlich erklärt

421-4.7.28 — zu viel auf einmal. Gmail drosselt, wenn in kurzer Zeit ungewöhnlich viel von einer Adresse kommt. Die Nachrichten gehen meist verzögert doch raus. Kommt das regelmäßig vor, lohnt ein Blick auf die Versandmenge.

→ Wie viele E-Mails darf ich verschicken?

• Google Postmaster Tools
• Google: Richtlinien für Absender

GMX und web.de

Beide gehören zusammen und bewerten ebenfalls die IP-Adresse des sendenden Servers. Die Meldungen nennen häufig direkt einen Grund oder verweisen auf eine Informationsseite.

• Postmaster von web.de und GMX

T-Online

T-Online arbeitet mit einer eigenen Positivliste und ist beim Annehmen deutlich zurückhaltender als andere Anbieter.

Die typische Ablehnung beginnt mit 550-5.7.0 Message considered as spam, nennt die IP-Adresse des sendenden Servers und verweist auf eine Kontaktadresse bei T-Online.

Der angenehme Teil: T-Online ist per E-Mail erreichbar, und man kann auf Deutsch schreiben. Die zuständige Adresse steht in der Ablehnung selbst, üblicherweise fpr@rx.t-online.de. Das ist ein spürbarer Unterschied zu Microsoft und Google, wo Anfragen über englischsprachige Formulare laufen.

Schick uns die Meldung am besten mit, dann übernehmen wir das. Geht es um die IP-Adresse unseres Servers, sind ohnehin wir die richtigen Ansprechpartner.

Mit eigener IP-Adresse: T-Online will ein Impressum sehen

Das betrifft dich, wenn du für den Versand eine eigene IP-Adresse nutzt und diese bei T-Online freigegeben werden soll. Dann sehen sie sich die Website zur Domain an, und ohne erreichbares, vollständiges Impressum wird die Freigabe abgelehnt.

Das gilt auch, wenn die Domain gar keine richtige Website hat, sondern nur für E-Mail genutzt wird. Eine schlichte Seite mit den Pflichtangaben genügt, sie muss nur ohne Umwege erreichbar sein.

Prüfe das bitte, bevor wir die Freigabe beantragen. Sonst warten wir gemeinsam auf eine Absage, die von vornherein feststand.

Sendest du über die geteilte IP-Adresse unseres Servers, was der Normalfall ist, betrifft dich das nicht. Dann geht es um unsere IP, und darum kümmern wir uns.

Welche Angaben in dein Impressum gehören, hängt von deiner Rechtsform und deinem Angebot ab. Das ist eine rechtliche Frage, die wir nicht für dich beantworten dürfen. Wenn du unsicher bist, klär das bitte mit jemandem, der dazu beraten darf.

• Postmaster von T-Online

Was du dagegen tun kannst

Unabhängig vom Anbieter helfen dieselben drei Dinge, und sie wirken dauerhaft:

1. SPF und DKIM sauber setzen. Das ist die halbe Miete, denn jeder große Anbieter prüft es. → E-Mail-Zustellbarkeit prüfen: SPF und DKIM
2. Keine unerwünschte Post verschicken. Dazu zählt auch, was ohne dein Zutun passiert: ein gekapertes Postfach oder ein Kontaktformular, das Fremde für Werbung nutzen. → Über mein Postfach wurde Spam verschickt · Mein Kontaktformular verschickt Spam
3. Verteiler pflegen. Viele Rückläufer verschlechtern die Bewertung deutlich. → Hohe Rückläuferquote

Wenn du uns schreibst

Schick uns bitte die vollständige Rückmeldung, dazu die betroffene Absenderadresse und den Zeitpunkt. Damit sehen wir im Protokoll nach, was der Empfänger tatsächlich geantwortet hat.

→ So beschreibst du ein Problem, damit es schnell gelöst wird

Das könnte auch weiterhelfen

• Der Server steht auf einer Blockliste
• Fehlermeldungen beim E-Mail-Versand verstehen: die Codes allgemein erklärt
• E-Mail-Versand richtig aufsetzen