E-Mail mit eigener Domain: Warum Handwerker und Selbstständige auf web.de, Gmail und Co. verzichten sollten
Die Adresse steht auf dem Firmenwagen, auf der Visitenkarte, auf jeder Rechnung und im Eintrag bei Google Maps. Bei vielen Malern, Elektrikern, Friseuren oder Fliesenlegern lautet sie trotzdem noch maler.huber1978@web.de oder salon.sabine@gmail.com. Das hat meistens einen einfachen Grund: Die Adresse wurde irgendwann bei der Gründung angelegt, sie funktioniert, und es gab nie einen Anlass, etwas zu ändern.
Den Anlass gibt es oft erst, wenn es zu spät ist. In diesem Beitrag zeigen wir an Beispielen aus unserem Alltag, was mit einer kostenlosen Adresse schiefgehen kann, und wie der Wechsel zu einer E-Mail mit eigener Domain wie info@maler-huber.de ohne Aufwand klappt.
Der Eindruck beim Kunden
Fangen wir mit dem Offensichtlichen an. Eine Kundin holt für ihr Badezimmer drei Angebote ein. Zwei kommen von info@fliesen-maier.de und kontakt@badstudio-schmid.de, das dritte von fliesenleger.tom@t-online.de.
Alle drei Betriebe mögen gleich gut arbeiten. Wer aber nur die Angebote auf dem Tisch hat, schließt von der Absenderadresse auf den Betrieb dahinter.
Dazu kommt ein praktischer Punkt: Eine Adresse wie info@fliesen-maier.de merkt man sich, weil sie zur Webseite passt. Bei fliesenleger.tom@t-online.de muss der Kunde raten, ob es nun fliesenleger.tom, fliesen.tom oder tom.fliesenleger war. Jede falsch getippte Anfrage ist ein Auftrag, der nie bei Ihnen ankommt.
Das ist aber der harmlose Teil. Die eigentlichen Probleme zeigen sich erst, wenn mit dem Konto etwas passiert.
Wenn das Konto plötzlich weg ist
Fall aus unserem Support: Passwort vergessen, kein Ansprechpartner
Erst vor Kurzem rief uns ein Kunde an, der sein Yahoo-Postfach seit Jahren für seinen Betrieb nutzte. Nach einem Handywechsel kam er nicht mehr in sein Konto. Die hinterlegte Telefonnummer war veraltet, eine Ersatzadresse gab es nicht. Er wollte bei Yahoo anrufen und erklären, dass es sein Konto ist. Das ging nicht: Für kostenlose Konten gibt es dort keinen persönlichen Support, nur die automatische Wiederherstellung. Und die scheitert genau dann, wenn Telefonnummer und Ersatzadresse nicht mehr stimmen.
Die Adresse stand auf seinen Visitenkarten, auf der Webseite und in den Briefköpfen. Kunden schrieben weiter an das Postfach, aber niemand konnte die Mails lesen. Er musste eine neue Adresse anlegen, alle Drucksachen neu bestellen und seinen Stammkunden einzeln Bescheid geben. Die Mails aus mehreren Jahren mit Angeboten, Absprachen und Rechnungen waren für ihn nicht mehr erreichbar.
Bei einem eigenen Postfach wäre das ein Anruf bei uns gewesen. Der Inhaber weist sich aus, das Passwort wird zurückgesetzt, und zehn Minuten später läuft alles wieder.
Gesperrt, ohne dass Sie etwas falsch gemacht haben
Kostenlose Anbieter sperren Konten, wenn ihre Systeme etwas Verdächtiges erkennen. Das passiert zum Beispiel, wenn sich jemand mit einem erbeuteten Passwort anmeldet und über Ihr Konto Spam verschickt. Es kann aber auch passieren, wenn Sie im Urlaub aus dem Ausland zugreifen oder an einem Tag ungewöhnlich viele Mails verschicken. Google behält sich in seinen Nutzungsbedingungen ausdrücklich vor, den Zugang zu sperren oder das Konto zu löschen, etwa bei Hinweisen auf Spam oder Phishing.
Typisches Beispiel: Der Friseursalon
Sabine betreibt einen Salon mit drei Mitarbeiterinnen. Terminanfragen kommen über ein Formular auf der Webseite, das an salon.sabine@gmail.com schickt. Ihr Passwort war auch bei einem Onlineshop im Einsatz, der gehackt wurde. Jemand meldet sich damit an und verschickt über Nacht Spam. Am Morgen ist das Konto gesperrt. Die Wiederherstellung über das Formular dauert mehrere Tage. In dieser Zeit laufen alle Terminanfragen ins Leere, und Sabine weiß nicht einmal, wer es versucht hat.
Für einen Privatnutzer ist eine Sperre ärgerlich. Für einen Betrieb, bei dem über diese Adresse Terminanfragen, Aufträge und Lieferantenbestellungen laufen, steht ab diesem Moment ein Teil des Geschäfts still. Einen Ansprechpartner, der sich den Fall anschaut, gibt es bei Gratisdiensten in der Regel nicht.
Der Anbieter kann kündigen oder die Adresse neu vergeben
Was viele nicht wissen: Ein kostenloses Postfach ist ein Vertrag, den beide Seiten kündigen können. In den AGB von WEB.DE steht zum Beispiel, dass das Vertragsverhältnis von beiden Parteien ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von vier Wochen gekündigt werden kann.
Auch eine längere Pause ist ein Risiko. Wer ein Postfach eine Zeit lang nicht nutzt, weil die Mails zum Beispiel per Weiterleitung woanders gelesen werden, kann es verlieren:
- Bei WEB.DE dürfen im kostenlosen Tarif nach sechs Monaten ohne Login gespeicherte Nachrichten gelöscht werden. Nach einem Jahr darf die Adresse freigegeben und an andere Nutzer vergeben werden.
- Bei Yahoo gilt ein Postfach laut Yahoo-Hilfe nach zwölf Monaten ohne Nutzung als inaktiv. Inhalte, Ordner und Kontakte werden dann dauerhaft gelöscht.
- Google löscht laut seiner Richtlinie zu inaktiven Konten private Konten, die zwei Jahre lang nicht genutzt wurden.
Stellen Sie sich vor, Ihre alte Adresse steht noch auf dem Firmenwagen, und ein Fremder registriert sie neu. Ab dann landen Anfragen Ihrer Kunden bei jemand anderem, inklusive Fotos, Adressen und Rechnungen.
Eine eigene Domain gehört Ihnen. Solange Sie sie bezahlen, kann sie niemand anderes registrieren, und Sie können sie jederzeit zu einem anderen Anbieter mitnehmen. Die Adresse auf Ihren Visitenkarten bleibt gültig, egal wo die Postfächer liegen.
Gefälschte Rechnungen in Ihrem Namen
Betrüger verschicken gern gefälschte Rechnungen im Namen echter Handwerksbetriebe, mit geänderter Kontonummer. Bei einer Freemail-Adresse ist das besonders einfach.
Typisches Beispiel: Die Schlussrechnung
Elektromeister Kaya hat bei einer Familie die Elektrik im Neubau gemacht. Die Schlussrechnung über 8.400 Euro schickt er von elektro.kaya@gmx.de. Zwei Tage später bekommt die Familie eine zweite Mail von elektro.kaya1@gmx.de: Die Bankverbindung habe sich geändert, bitte auf das neue Konto überweisen. Die Familie zahlt. Das Geld ist weg, und Herr Kaya muss trotzdem hinter seiner Rechnung herlaufen.
Eine ähnlich klingende Adresse beim selben Anbieter ist in zwei Minuten angelegt. Bei einer eigenen Domain geht das nicht. Mit den Einträgen SPF, DKIM und DMARC weisen Sie gegenüber dem Empfänger nach, dass eine Mail wirklich von Ihnen stammt. Mails, die sich nur als @elektro-kaya.de ausgeben, werden von den großen Anbietern abgewiesen. Bei uns sind diese Einträge für jede Domain bereits aktiv, Sie müssen nichts einrichten. Nebenbei kommen Ihre echten Mails dadurch zuverlässiger an, denn Gmail, Yahoo und andere achten seit 2024 deutlich strenger auf diese Einträge.
Datenschutz: Was passiert mit Ihren Mails?
Über Ihr Postfach laufen Kundendaten: Namen, Adressen, Telefonnummern, Fotos von Wohnungen, Grundrisse, beim Friseur auch mal Hinweise auf Allergien. Als Unternehmer sind Sie nach der DSGVO dafür verantwortlich, dass diese Daten bei einem Dienstleister liegen, mit dem Sie das vertraglich geregelt haben. Dafür gibt es den Auftragsverarbeitungsvertrag, kurz AVV.
Bei kostenlosen Postfächern bekommen Sie einen solchen Vertrag in der Regel nicht. Die Dienste sind für Privatpersonen gedacht. Wer sein Geschäft darüber abwickelt, hat bei einer Prüfung oder einer Beschwerde eines Kunden ein Problem, das sich leicht hätte vermeiden lassen. Bei uns bekommen Sie den AVV selbstverständlich dazu.
Oft hört man, dass bei Gmail die Mails gar nicht dem Nutzer, sondern Google gehören. Das stimmt so nicht. In den Nutzungsbedingungen heißt es ausdrücklich, dass Ihre Inhalte Ihnen gehören. Sie räumen Google aber eine Lizenz ein, Ihre Inhalte mit automatisierten Systemen zu analysieren, beim Senden, Empfangen und Speichern. Google nutzt das unter anderem für Spamerkennung und für Funktionen wie vorgeschlagene Antworten. Für Werbung werden die Mailinhalte nach Angaben von Google seit 2017 nicht mehr ausgewertet. Trotzdem gilt: Ihre Kundenkorrespondenz wird von einem US-Konzern maschinell verarbeitet, der US-Recht unterliegt. Ob Sie das für Ihre Kunden verantworten möchten, sollten Sie bewusst entscheiden. Mehr zum Hintergrund lesen Sie in unserem Beitrag Warum immer mehr Unternehmen von US-Hostern zu deutschen Anbietern wechseln.
Mehrere Adressen für den Betrieb
Sobald der Betrieb wächst, zeigt sich ein weiterer Vorteil. Mit einer eigenen Domain legen Sie so viele Adressen an, wie Sie brauchen, und behalten selbst die Kontrolle darüber.
Typisches Beispiel: Der Geselle geht
Im Malerbetrieb Huber hat Geselle Markus jahrelang die Baustellen koordiniert. Mit Kunden und Lieferanten hat er über seine private Adresse markus.maler@gmail.com geschrieben, weil es keine Firmenadresse für ihn gab. Als er sich selbstständig macht, nimmt er das Postfach mit, samt aller Kundenkontakte und laufender Absprachen. Mit markus@maler-huber.de wäre das nicht passiert: Das Postfach bleibt im Betrieb, Herr Huber leitet es auf einen Kollegen um, und keine Anfrage geht verloren.
Freemail oder E-Mail mit eigener Domain: der Vergleich
So klappt der Wechsel zur E-Mail mit eigener Domain
Die größte Sorge ist meistens: Was ist mit allen, die noch die alte Adresse haben? Die Antwort ist einfach. Sie müssen die alte Adresse nicht sofort aufgeben.
- Domain und Postfach einrichten. Die Domain, etwa maler-huber.de, ist in unseren Webhosting-Paketen enthalten. Das Postfach info@maler-huber.de ist in wenigen Minuten angelegt.
- Alte Mails übernehmen. Unser E-Mail-Umzugsservice kopiert Ihre bisherigen Mails mit Ordnerstruktur ins neue Postfach. Ihr Mailverlauf ist also nicht verloren.
- Weiterleitung einrichten. Im alten Freemail-Konto stellen Sie eine Weiterleitung auf die neue Adresse ein. Wer Ihnen noch an die alte Adresse schreibt, landet trotzdem im neuen Postfach. Melden Sie sich aber weiterhin ab und zu im alten Konto an, damit es nicht wegen Inaktivität gelöscht wird.
- Geräte umstellen. Handy, Tablet und Rechner bekommen das neue Konto. Wer lieber im Browser arbeitet, nutzt den Webmailer.
- Nach und nach austauschen. Webseite, Google-Eintrag und E-Mail-Signatur sofort, Visitenkarten und Briefpapier beim nächsten Nachdruck, die Beschriftung am Fahrzeug, wenn sie ohnehin erneuert wird.
Nach einem Jahr kommen über die alte Adresse meist kaum noch Mails an. Dann können Sie entscheiden, ob Sie das Konto behalten oder schließen.
FAQ – Häufige Fragen zur E-Mail mit eigener Domain
Fazit
Eine kostenlose Adresse ist praktisch, solange alles läuft. Sie gehört aber nicht Ihnen, sondern hängt an einem Konto, das gesperrt, gekündigt oder nach einer Pause neu vergeben werden kann, und bei dem Ihnen im Ernstfall niemand am Telefon hilft. Für einen Betrieb, dessen Adresse auf Fahrzeugen, Visitenkarten und Rechnungen steht, ist das ein unnötiges Risiko.
Eine E-Mail mit eigener Domain kostet wenig, wirkt beim Kunden seriös und bleibt Ihre Adresse, auch wenn Sie irgendwann den Anbieter wechseln. Wenn Sie Fragen zum Umstieg haben, rufen Sie uns an unter +49 89 416 15 499-5. Wir richten Ihnen die neue Adresse ein und übernehmen auf Wunsch auch Ihre alten Mails.
