Exchange-Alternative für kleine Unternehmen: E-Mail, Kalender und Kontakte aus Deutschland
Viele kleine Firmen landen bei Microsoft 365, weil es naheliegt. Outlook ist ohnehin installiert, der IT-Dienstleister kennt es, und das Abo ist schnell abgeschlossen. Ein paar Jahre später sieht die Rechnung oft anders aus: Für jeden Mitarbeiter wird ein Paket bezahlt, von dem im Alltag vor allem das Postfach und der Kalender genutzt werden. Dazu kommt bei vielen Kunden die Frage, ob Geschäftsmails dauerhaft bei einem US-Konzern liegen sollen.
In diesem Beitrag zeigen wir, für wen sich ein Wechsel lohnt, was eine Exchange-Alternative können muss und wie der Umzug abläuft, ohne dass eine Mail verloren geht.
Für wen lohnt sich eine Alternative?
Eine Alternative ist vor allem für Teams interessant, auf die mindestens einer dieser Punkte zutrifft:
- Im Unternehmen arbeiten etwa 3 bis 50 Personen.
- Genutzt werden hauptsächlich E-Mail, Kalender und Kontakte. Teams, SharePoint und die Office-Desktop-Programme spielen kaum eine Rolle oder sind separat lizenziert.
- Kunden, Patienten oder Mandanten fragen, wo ihre Daten gespeichert werden.
- Die Lizenzkosten pro Nutzer sind in den letzten Jahren spürbar gestiegen.
Wer dagegen intensiv mit Teams-Besprechungen, SharePoint-Bibliotheken und gemeinsam bearbeiteten Office-Dokumenten arbeitet, sollte genauer rechnen. Dann geht es nicht nur um den Mailserver, sondern um einen kompletten Arbeitsplatzwechsel.
Datenschutz: Wo liegen Ihre Mails wirklich?
Microsoft bietet Rechenzentren in der EU an. Das Unternehmen unterliegt aber weiterhin US-Recht, unter anderem dem CLOUD Act. Danach können US-Behörden unter bestimmten Voraussetzungen Daten herausverlangen, auch wenn diese in Europa gespeichert sind. Für viele Firmen ist das kein Problem im Alltag, aber es ist ein Punkt, den Datenschutzbeauftragte und Kunden zunehmend ansprechen.
Bei einem deutschen Anbieter mit eigener Infrastruktur stellt sich diese Frage nicht. Mehr zum Hintergrund haben wir im Beitrag Warum immer mehr Unternehmen von US-Hostern zu deutschen Anbietern wechseln zusammengefasst.
Was eine Exchange-Alternative können muss
Ein reines IMAP-Postfach reicht für ein Team meistens nicht. Bevor Sie wechseln, sollten Sie prüfen, ob diese Funktionen abgedeckt sind:
- Geteilte Kalender und Ressourcen. Mitarbeiter sehen die Termine der Kollegen, Besprechungsräume oder Firmenfahrzeuge lassen sich buchen.
- Outlook weiter nutzen. Kaum jemand möchte nach dem Umzug ein neues Mailprogramm lernen. Mit MAPI-Unterstützung arbeitet Outlook inklusive Kalender und Kontakten wie gewohnt.
- Smartphone-Synchronisation. Über ActiveSync oder CalDAV/CardDAV landen Mails, Termine und Kontakte automatisch auf iPhone und Android.
- Ein guter Webmailer. Für Außendienst, Homeoffice oder den Rechner in der Werkstatt, ohne Installation.
- Backups beim Anbieter. Eine versehentlich gelöschte Mail oder ein gelöschter Kalender muss sich zurückholen lassen.
- Spam- und Virenschutz sowie korrekt eingerichtete SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge, damit Ihre Mails bei den Empfängern ankommen.
Die Optionen im Überblick
| Klassisches Postfach (IMAP) | Nextcloud mit Mail | Zimbra | |
|---|---|---|---|
| ja | ja | ja | |
| Geteilte Kalender und Kontakte | eingeschränkt | ja | ja |
| Outlook mit Kalender (MAPI) | nein | nein | ja (Exchange-Tarif) |
| ActiveSync fürs Smartphone | nein | nein | ja (Exchange-Tarif) |
| Dateiablage | nein | ja, Schwerpunkt | ja |
| Geeignet für | Einzelpersonen, kleine Büros ohne gemeinsame Termine | Teams, bei denen Dateien im Mittelpunkt stehen | Teams, die Exchange gewohnt sind |
Klassische Postfächer, wie sie in jedem Webhosting-Paket enthalten sind, genügen, wenn jeder für sich arbeitet. Sobald gemeinsame Kalender gebraucht werden, stößt diese Lösung an Grenzen.
Nextcloud ist stark bei Dateien, Freigaben und Zusammenarbeit an Dokumenten. Kalender und Kontakte sind dabei, Mail läuft aber über ein separates Postfach. Für Firmen, die vor allem OneDrive oder Dropbox ersetzen wollen, ist Nextcloud die bessere Wahl.
Zimbra kommt einem Exchange-Server im Alltag am nächsten: E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Dateiablage in einem System, mit Teamfreigaben und Ressourcenplanung. Wer Outlook und Smartphones weiter wie bisher nutzen möchte, wählt den Tarif mit MAPI und ActiveSync.
Beide Systeme lassen sich übrigens kombinieren: Zimbra für Mail und Termine, Nextcloud für die Dateiablage.
So läuft der Umzug ab
Die größte Sorge bei einem Wechsel ist fast immer der Umzug selbst. Was passiert mit zehn Jahren Mailverlauf, mit den Kalendern und mit den Mails, die während des Umzugs ankommen? In der Praxis gehen wir so vor:
1. Bestandsaufnahme. Wie viele Postfächer gibt es, wie groß sind sie, welche Weiterleitungen, Verteiler und geteilten Kalender werden genutzt?
2. Postfächer anlegen. Die neuen Konten werden eingerichtet, bevor an der Domain etwas geändert wird. Der laufende Betrieb merkt davon nichts.
3. Daten übertragen. Unser E-Mail-Umzugsservice kopiert Mails mit Ordnerstruktur aus Exchange oder Microsoft 365. Beim Umzug in ein Zimbra-Postfach werden auch Kalender, Kontakte und Aufgaben übernommen. Die Daten bleiben beim alten Anbieter erhalten, bis Sie sie dort selbst löschen.
4. Umschalten. Erst jetzt werden die DNS-Einträge der Domain auf den neuen Server gestellt. Neue Mails kommen ab diesem Zeitpunkt im neuen Postfach an.
5. Delta-Abgleich. Mails, die zwischen Übertragung und Umschaltung noch im alten Postfach eingegangen sind, werden in einem zweiten Durchlauf nachgeholt. Dieser Abgleich ist im Umzugsservice kostenlos enthalten.
6. Geräte umstellen. Outlook und Smartphones bekommen das neue Konto. Bei kleinen Teams ist das meist an einem Vormittag erledigt.
Am besten planen Sie die Umstellung auf einen Freitagnachmittag oder ein Wochenende. Dann sind am Montag alle Daten da und niemand hat im Tagesgeschäft etwas davon gemerkt.
FAQ – Häufige Fragen zur Exchange-Alternative
Fazit
Für kleine Unternehmen, die vor allem E-Mail, Kalender und Kontakte brauchen, ist Microsoft 365 oft mehr Paket als nötig. Eine Exchange-Alternative aus Deutschland deckt den Alltag genauso ab, mit Outlook, Smartphone und Webmailer, und beantwortet die Frage nach dem Speicherort der Daten eindeutig.
Wenn Sie überlegen zu wechseln, sprechen Sie uns an. Wir schauen uns Ihre aktuelle Umgebung an und sagen Ihnen ehrlich, ob Zimbra, Nextcloud oder eine Kombination für Ihr Team passt. Die Zimbra-Tarife finden Sie hier, alle Tarife haben 30 Tage Geld-zurück-Garantie. Sie erreichen uns telefonisch unter +49 89 416 15 499-5.
*Das Hintergrundbild für diesen Blogbeitrag wurde mithilfe einer KI erstellt.
